Защо е важно да имаме финансов бюджет?
Наличието на бюджет в един хотел и ресторант позволява създаването на план за „полезно“ потребление на паричните потоци, гарантирайки, че винаги ще има достатъчно пари за нещата от които обектът се нуждае и нещата, които са важни за печелившото му функциониране. Следването на този план за приходи и разходи също предпазва обекта от натрупването на задължения.
В хотелиерската индустрия бюджетът се явява като бизнес план, но и също като инструмент за ефективен контрол.
По време на бюджетирането хотелският мениджмънт може да сравнява и анализира планираните и действителните стойности през финансовата година, съблюдавайки резултатите на обекта.
- Плюсовете от наличието на бюджет са няколко, като по – важните са:
- Предоставя на мениджмънта 100% контрол над паричните потоци;
- Предоставя възможност за „наблюдение“ на заложените финансови цели;
- Позволява на мениджмънта да има ясна и моментна представа за това „къде са намира“ обектът и дали „се справя добре“;
- Помага за организиране на разходите;
- Позволява да има буфер при неочаквани разходи;
- Позволява на мениджмънт и собственици да комуникират по-ясно и точно за цифрите и финансовото състояние на обекта;
- Дава възможност да се планира ре-инвестиция;
Какви са целите на един бюджет?
Създаване на план за управление, оценка на приходите и разходите, насочване на мениджмънта при прогнозиране и и взимане на решения – това са само една част от основните цели на един бюджет. Наличието му предоставя реалистична оценка на приходи и разходи за даден период и на финансовото състояние на обекта до края на този период.
Ето и седем основни стъпки за изготвянето, които не трябва да пропускате:
1. Разберете точно колко парични средства „управлявате“;
2. Определете финансовите цели на обекта;
3. Планирайте заетостта на обекта;
4. Планирайте цената, на която ще продавате;
5. Проследете разходите на обекта и ги планирайте;
6. Намалете разходите или увеличете приходите на обекта;
7. Планирайте резерв за покриване на непредвидени разходи;
При планиране на разходите може да използвате правилото „50-30-20“, което гласи:
50% – всички задължения и сметки, които не търпят отлагане като разходи по амортизация, наеми, застраховки, комунални услуги, банкови плащания по заеми, осигуровки, заплати;
30% – всички желания, които „могат да почакат“, като например нова декорация в ресторанта, нови униформи, нов кабелен оператор или пък нов миксер в кухнята;
20% – количеството спестявано за неща като реинвестиция, форсмажор ситуации и задължения/дългове/;
Основното и най-важното е да се планират всички възможни разходи, които могат да възникнат през всеки месец.
Кой участва в изготвянето на бюджета?
В зависимост от мащабите на хотела има съответните отдели и мениджъри на отдели. Ръководителите на всеки отдел предоставят своя бюджет. Мениджър Хотелско домакинство например има различни разходи от Мениджър Храни и напитки. Финансовият отдел отговаря за обединяването на бюджетите на отделите в един общ финален хотелски бюджет.
При по-малък мащаб на хотела мениджър хотел и финансовият отдел са хората, отговорни за изготвянето на бюджета, като при необходимост се консултират със служителите си за получаване на по – точна картина на разходите.
Прибързаният и ускорен процес на планиране може да доведе до изготвяне на документ, който е по – малко полезен като инструмент за управление, отколкото би трябвало да бъде.
Много честа практика е мениджърите да изграждат своите бюджети, като просто използват миналогодишните числа и ги коригират с процента инфлация. По-добрият и професионален подход обаче е да се съставят изцяло нов бюджет всяка година, с обосновка за всеки приход и разход. В този случай трябва да се вземе под внимание и конюктурата на пазара и факторите от заобикалящата среда. По този начин вниманието на мениджмънта се фокусира върху търсенето на начини за подобряване работата на хотела, вместо да се разчита на това, което е било прилагано в предишни периоди.
Маркетинговите разходи от предходната година например, трябва да бъдат преразглеждани, за да се гарантира, че точно те са допринесли за генерирането на приходи, преди да бъдат включени в бюджета за следващ период. Тези разходи влияят изключително много на приходите за бъдещ период и трябва да им бъде обърнато специално внимание. Всеки хотел е различен и всеки има/ трябва да има/ свой собствен бюджет. Наличието на добре планиран бюджет позволява на всеки мениджър и собственик да се фокусира правилно върху управлението и всички позитиви и възможности, които се предоставят. Изготвянето на един бюджет отнема време, но е критичната точка за успеха на всеки хотел.
Бюджетът е първата стъпка към финансовата свобода и правилните решения
В случай, че имате въпроси и нужда от помощ за създаването на бюджет за вашия обект Екипът на „D&L Management“ с радост би ви помогнал.
От тук можете да свалите нашия бюлетин.