Що е то „Въвеждащо Обучение“ и защо е от съществено значение?
Ако в други браншове въвеждащото обучение е важно, в сферата на хотелиерството и ресторантьорството е ключово за всеки новопостъпил служител. Липсата или наличието на такъв тип обучение е определящо за професионалното представяне на служителите в дългосрочен план.
Първото Впечатление
Първото впечатление на служителите за работодателя се оформя още в етап „обява“ и покана за интервю. Много преди те да се постъпили на работа на място в хотела.
Ако в обявата например има правописни грешки, объркващи формулировки за задълженията или друга подвеждаща и неясна информация, то „първото впечатление“ е вече налице и често то е определящото за последвалия резултат и решение на служителя.
Въвеждащото обучение има за цел да запознае служителите с ценностите на компанията, със спецификите в обекта, разположението на аутлетите и административните офиси, както и с имената на ръководните мениджъри.
За провеждането на въвеждащото обучение са необходими от 5 до 7 дни, в зависимост от големината на обекта. Важно е да се отбележи също, че едно такова обучение стартира едва след като служителят е подписал Трудов Договор, а не преди това. В периода на провеждане на обучението служителят има достатъчно време за адаптация към новото работно място, колегите си и запознаване с установените в компанията работни стандарти.
Едно въвеждащо обучение дава необходимата увереност и спокойствие ,от които новият служител се нуждае.
Самото Въвеждащо обучение е най-добре да бъде проведено съвместно от Мениджър Човешки Ресурси и Мениджъра на отдела, в който ще работи служителят. В последствие вече, за още по-плавното и успешно навлизане на служителя е препоръчително с него да работи Супервайзер, на когото спокойно да може да задава всичките си въпроси, възникващи в процеса на адаптация.
Работен График – наш помощник или враг?
Всеки от нас в ежедневието планира задачите си и какво предстои поне за седмица напред. Задачите са различни и са в зависимост от ангажираността на всеки човек индивидуално. Планирането ни помага да сме по-организирани, да сме подготвени и да уплътняваме времето си правилно. За целта използваме различни методи като например google календар, бележки или пък просто си заграждаме ден от седмицата на календара в къщи.
Вариантите са различни.
Защо тогава ако правим график и планираме собствените си задачи, много често не отчитаме важността и наличието на Работен график в работата?
Всеки професионалист знае много добре, че добре планираният работен график е от изключителна важност, както за удовлетвореността на служителите и за тяхната продуктивност, така и гаранция за „покриване“ на заетостта в хотела за съответния период.
Професионално изготвеният график трябва да е базиран най-вече на прогнозната заетост в обекта. Именно заетостта е определящият фактор за броя служители необходими за съответния ден, седмица или месец.
Под прогнозна планирана заетост се има предвид не само броят на заетите помещения /стаи /, но и планираните мероприятия, сватби, конференции, семинари за периода.
Има специфики особено важни в различните отдели, когато говорим за изготвянето на Работен график, като ако за графика на отдел Фронт офис денят на Check – In на голяма група означава повече служители на смяна, то за отдел Housekeeping денят след Check- In ще изисква повече служители на смяна, които да почистват стаите.
За отдел Food & Beverage от основно значение са не толкова броят на помещенията/ стаи / за групата, а броят на хората, заявените часове за изхранване и вида изхранване – BB, HB, FB или All Inclusive.
Грешно е да се смята, че отговорник за изготвянето на Работния график в един хотел трябва да е отдел Човешки Ресурси. Най-малкото служителите там не са запознати със спецификите на работа в оперативните отдели и не познават служителите индивидуално, така както Мениджърите им.
Планирането и изготвянето на Работен график изисква много повече умения от просто попълването на „8“ или „12“ часовите смени в една таблица
В работата по изготвянето на работния график трябва винаги да се взима под внимание броят на официалните почивни дни в месеца, както и за планирани годишни отпуски, официални празници, извънредни часове. Професионалните практики изискват служителите да са запознати с графика си на работа за целия месец преди началото му, като винаги при повишаване или намаляване на заетостта, то следва същия да се адаптира и да се нанасят необходимите промени в смените. Не трябва да се забравя, че хотелът е „жив организъм“ и функционира 24/7.
Съществуват и възможности за изготвянето на график за две седмици напред, като и в този случай при необходимост се нанасят промени по него.
Работният график в големи обекти често изисква три, четири дни, за да бъде финализиран. Мениджърите на отдели в такива обекти имат в екипите си понякога над 100 човека служители и често отговарят и за подразделения. Housekeeping Мениджърите пряко менажират и Отдел Перално Стопанство, за който се прилага отделен график съобразен с работните процеси в него, като нощни смени например.
Един Мениджър на отдел винаги трябва да може да предвижда евентуални форсмажорни ситуации, изготвяйки Работния график, като се стреми да не поставя под риск плавното протичане на работните процеси. Такова „предвиждане“ обаче може да се случи единствено ако мениджърът има достатъчно практически опит, високо ниво на емоционална интелигентност и отлични умения за планиране.
В отдел Food & Beverage често обемите от работа налагат да се работи със стажанти / ученици от професионални гимназии/ или допълнителен персонал, при провеждането на големи мероприятия и конференции. В такива случаи Мениджър Храни и Напитки трябва да изготви допълнителен работен график за това, като планира броят на стажантите, смените и заплащането.
Типове Графици
Според типа смяна има различни графици, като :
- Фиксиран график;
- Гъвкав график;
- График при работа на смени;
Фиксираният работен график често е с работно време от 09.00 до 18.00ч, понеделник до петък, с 40 часова работна седмица, докато Гъвкавият работен график може да варира с работно време от 10.00 до 19.00ч/12.00-21.00ч, работни часове на 4, 6 или 8 часови смени.
В хотелския бранш най-често прилаганият начин на работа е на смени, като например:
- от 07.00 до 19.00;
- 12.00 до 22.00;
- 22.00 до 06.00 като работният ден е до 12ч, при 48 часова работна седмица;
Без значение кой отдел управляваме в хотела, важно е да не забравяме, че грижата за служителите ни е от първостепенна важност. Започвайки от самото начало, когато търсим „нашите хора“, през процеса на интервюто, въвеждащото обучение и запознаването с новата обстановка, до предоставянето на Работен график не само изискващ от нашите служители, но и даващ им възможност и за пълноценен личен живот.
Започвайки от „малките неща“, вероятността за грешка с „големите“ е почти невъзможна.